如何做好参展前的准备工作

1.成立参展工作小组

参加展会涉及一系列的工作，因此在确定了参展后，有必要成立一个参展工作小组来负责展会前期的准备、展会现场实施、以及展会后的跟踪评估等工作。该工作小组由相关人员组成，并指定一个主要负责人。工作小组需要制作一个参展计划，将参展的相关事项一一列出，以免有所遗漏。

2.准备好宣传材料和相关沟通工具

作为以特许经营推广招商为目的的展会活动，在参展前需要准备足够的宣传资料和相关的沟通工具，这些资料和工具包括：

企业宣传手册或彩页

介绍该特许经营项目的招商手册

介绍特许经营项目的录像带或光盘

观众登记表

加盟申请表

名片，包括展会现场人员以及特许经营项目负责人的名片

3.做好展台的设计与布置

尽管在展览过程中，展台的工作人员是展会活动成败的决定性因素。但毋庸置疑，一个漂亮的展台比一个空荡荡的白色台板要更加吸引人。在确定了展位后，接下来就需要对展台进行设计和布置。很多情况下可以把这些工作交给专职的设计公司，他们会更加得专职，即便如此，作为参展企业你也需要对整个设计和布置进行把关。

展台的设计需要考虑一些基本的环境因素，包括：

人流情况：观众会从哪个方向过来，也许需要据此来调整展台设计或安排

展厅高度：特别是做特装展台的时候需要考虑可否案值高的、突出的物体

走道地板颜色：一般来说，可以使用一个与走道颜色有鲜明对比的颜色作为展台内部的颜色

走到的宽度

展会有关展台设计和布置得其他要求或限制

另外，展台的设计与布置还需要考虑一些细节，比如：

灯光，包括灯光的亮度和色彩，不要让你的展台显得太暗，特别是你希望突出的东西，一定要明亮。

文字，文字一定要精炼，包括招贴画上的文字也一样，展台上的文字不需要太多，否则效果会很混乱或者无法引起观众的注意。

重点，对于需要重点突出的商品或物品，要展示在展台中醒目的地方。

对桌子、展示台的摆放布局要合理，不要太拥挤，要让观众容易方面进出。

如果有录像或光盘播放，放在过道边上，这样容易吸引观众。

4.对展览现场工作人员进行展前培训

很多企业花了大量的资金去做一个漂亮的展台，但是却没有意识到展台工作人员对展览效果的关键作用。据调查，在国内的参展企业有90%以上的企业缺乏对展览现场工作人员的展前培训。笔者经常注意到在特许经营的展览上很多展台现场人员的不佳表现对企业带来负面的影响，而这些不佳的表现实际上通过展前的培训就可以避免。展前的培训可以包括以下的基本内容：

基本礼仪与着装要求

特许经营基础知识

特许经营项目介绍以及加盟政策

现场沟通技巧

常见加盟问答

展会现场特殊情况处理

5.参展前的预热工作

展览现场也和少售卖场一样，人气的营造对展览的效果有比较大的影响。除了展览现场的策划和人员的表现以外，在展览之前，还可以为展览做一些铺垫性的预热工作，比如：

给你的意向加盟商打电话，邀请他来展览现场进行观摩和咨询；

通过电子邮件等方式，将参展计划告知哪些可能对你的特许经营项目感兴趣的人；

通过相关媒体发布你的特许经营招商计划，同时告知可以到展会现场来咨询等等。